高校培训档案规范化管理途径探析,本论文可用于规范化管理论文范文参考下载，规范化管理相关论文写作参考研究。
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[摘 要]档案工作从狭义上讲就是档案业务工作,它是档案室和档案馆围绕档案所进行的一系列业务工作,是利用科学的方法管理档案,为社会各项事业服务的工作.培训档案管理工作是培训工作的组成部分,是提高培训工作效率和工作质量的必要条件,是保持培训真实面貌的重要工作.为了总结培训档案的相关工作,本文重点论述了培训档案工作中存在的主要问题,进而提出了实现培训档案规范化管理的途径,希望能够为相关人员提供借鉴.
[关键词]高校；培训；档案；管理；规范化
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.08.082
[中图分类号]G647.24 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2018）08-0-02
随着时代的不断进步和知识的不断更新,人们对于学习的需求也越来越强烈,学生需要学习,在职人员需要进修,每一个社会人都有必要不断学习.高校举办的面向社会各类人群的提升教育日益增多,比如面向社会的专业技术人员知识更新工程、面向教师和班主任的继续教育等,所以为了生存和进步的需要,人们会以参加培训机构举办的培训班的形式进行进修学习.人们只要参加培训班就一定会产生培训档案,有必要对众多的培训档案进行规范化管理.
培训档案是培训工作的重要组成部分,其是否规范化、科学化是衡量培训班管理质量的重要因素之一,为使培训档案更加完善、严谨,各项档案缺一不可.但是,二线城市、非重点院校、小型企业等此类机构的档案管理水平还有待进一步提升,不利于对培训班进行规范化管理.
1 培训档案工作中存在的主要问题
随着社会各项事业的快速发展,档案事业也发生了日新月异的变化,但是在发展的同时,也面临着很多问题需要解决,主要存在以下几个方面的问题.
1.1 学员对培训档案缺乏重视,档案不易收集
按照规定,新学员入学需要填写学员登记表,交 照,且在结业前须提交规定完成的作业.学员对培训档案缺乏重视,档案不易收集主要体现在以下几个方面.第一,制作学员结业证用的 照需要多次催缴才能收齐,作业不催促就收不上来,从而增加了培训档案收集工作的难度.第二,由于学员是被动参加培训的,本身的参和度和积极性并不高,所以对班主任收缴材料抱着一种无所谓和不重视的态度,自由散漫,不配合班级的统一管理.
1.2 培训档案的整理时间相对紧张,人手不足
入学档案、照片、作业等材料,都需要班级管理人员将它们逐一收齐,并根据学员名单逐个核对相应的材料是否需要提交.收集和核对等工作耗时耗力,必须配有一个甚至多个专职档案人员负责,同时学员是否配合也会影响收集时间.
目前,大多数培训部门还没有专属的档案室,有的是*本项工作,有的是跨部门工作.人手紧张导致档案工作无法更加精细化,影响档案的收集、整理、归档等工作,是目前面临的一个重要问题.结业后的培训档案更是种类众多、品类繁杂,比如学员的考勤表、试卷等众多的档案都有待整理.对于一些中小型的培训基地和非国家级重点院校的培训基地,这些机构的培训部门的员工较少,再加上档案工作又很繁重,遇到配合的学员还好,若遇到不配合的学员会给收缴工作带来重重压力,在无形中也会增加档案工作人员的压力,甚至可能会影响工作人员的身心健康.
1.3 檔案硬件设施不完备
各机构举办的培训班的数量和种类也日益增多,由于用于存放档案的库房和档案柜空间有限,导致很多档案无处保存,只能被暂存在临时的地点,有的不能被规范地放置在档案盒中,只是粗略地进行归类暂存于档案袋中.由于实际条件的限制,致使档案无法严格按标准按规范存放,长时间不规范的堆放也可能导致原有的档案损坏.
培训档案整理多集中在培训部门,但这些部门的档案硬件设施又不完善.具体来说,这些部门中的档案整理工具多数不达标,没有专业的配套工具,如所采用的档案盒不是目前最标准的款式,有些地区使用的还是很多年前的工具.同时,校档案室和部门档案工作衔接也仅限于档案移交,并没有更多的业务咨询和指导工作,这些都有待于更新.
1.4 档案管理没有制度化、规范化
目前,某些机构的档案工作并未形成制度,不利于档案专职人员执行工作.各部门对自己承办的文件单独进行保存,没有进行统一的收集和存放,也没有建立起科学化的电子公文档案.档案只是按年份和文种进行存放,没有严格按照分成类目进行立卷装订保存,既不利于查找,也不利于档案的保存.制度缺乏会使档案工作无法规范、严谨地进行.
2 实现培训档案规范化管理的途径
2.1 建立奖惩措施
有一位著名的教育家曾经说过：“没有处罚的教育是不完整的教育.”在实际的教学活动中亦是如此,没有处罚的教育是不能达到预期目的的.教师可以借助一些技巧来规范班级档案管理,通过制定相关扣分规则或处罚制度,使学员意识到培训档案的重要性,从而改正行为.对于不遵从班级统一管理的学员,管理人员应推出一套惩罚措施,和结业证发放挂钩,如果不上交班主任要求的相关材料,即使课程成绩合格了,也不发放结业证,直到交齐相关材料为止.同时,赋予专职档案人员一定的权力,对各部门档案进行主动收集、规范整理、按时归档和科学管理.
2.2 简化培训档案的收集种类
由于培训档案种类繁多,在短时间内收齐全班学员的档案非常困难,为了节省时间、减轻工作压力,培训机构可以适当简化培训档案的收集种类,保证入学和结业档案齐全完整,不再收集其余无关紧要的档案,这样以来,可以在更大程度上保留有效档案,去粗取精,剔除无用档案.同时,培训机构要设立档案销毁制度即档案保管期限表,对培训中形成的各类档案的保管期限进行详细规定,哪些是必须永久保存的、哪些是可以按期销毁的.这样定期清理处理完毕的档案,可以缓解档案库房存放的压力,集中人力财力保存那些比较重要的档案,也使部门执行时有根有据,及时清理无用的废旧档案.
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