云南林业职业技术学院人事电子档案建设过程存在问题简析,关于免费林业论文范文在这里免费下载与阅读,为您的林业相关论文写作提供资料。
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摘 要：人事电子档案检索方便、查找快捷、操作简单、信息量大、保密性好、寿命延长、成本降低、工作效率高;学院人事电子档案建设过程发现：档案材料不齐全、分类不精准、查阅不按程序、转递不及时、电子档案清晰度不高等问题;建议通过严格执行归档制度、认真收集档案材料,畅通收集渠道、建立收集网络平台,建立档案管理制度、严格利用手续,加强设备建设、提高操作人员业务技能等措施加以解决.
关键词：云南 林业职业技术学院 人事电子档案 存在问题 解决措施
电子档案,是指通过计算机、移动硬盘、存储光盘等设备进行存储,和纸质档案相互对应、相互关联的通用电子图像文件集合,以案或卷为单位.2013年以来,学院人事处借助《电子档案系统》构建学院人事档案花名册、目录,通过扫描或拍照把纸质人事档案转化为为PDF格式,存储到电脑和光盘中,建立干部职工人事电子档案,有效地为学院人事科学化管理奠定基础.
一、人事电子档案的优点
人事电子档案具有传统纸质档案人工管理无法比拟的优点：检索方便、查找快捷、操作简单、信息量大、保密性好、寿命延长、成本降低;还可以使工作人员从繁重的传统纸质档案的手工管理中解脱出来,提高人事档案管理的工作效率.具体来讲,有四个方面：
1.检索方便快捷,工作效率提高.
不需要翻动纸质档案逐条查找,直接通过计算机设备,方便快捷地检索查阅到所需要的相关档案资料,减少了查阅时间,精准快速地查询到结果,大大提高了工作效率.学院人事电子档案的建成,可以使工作人员从纸质档案传统的手工编目和查询工作中解放出来.这将会推动学院人事工作的发展,使人事档案管理再上一个新台阶.
2.信息利用有效,资源实现共享
纸质人事档案通常只有唯一一份,使用时只能是规定的人员在规定的地方进行,同一档案信息只要有人使用,其他人无法同时利用;人事电子档案可以实现异地、实时为多个需要者提供同一份电子档案信息,打破了传统利用方式和时间空间局限,实现人事档案信息共享,提升了人事档案信息利用服务的高效性.
3.促进档案实体保护,保密性能增强
纸制人事档案查阅不方便,查阅过程中易脏、易碎、易破损、易污染、易丢失、易更改、易调换、易销毁、难恢复,安全性、保密性差;电子档案可以弥补以上所有不足,档案人员可以利用电子档案直接查询档案信息,同进可以通过终端权限浏览,有效的保护了纸质档案和涉密程度,对档案实体起到保护作用和物理隔离,增强了档案保密性能.
4.节约档案占用空间,丰富档案管理体系
人事电子档案的储存形式为计算机、移动硬盘、光盘等,都具备存储容量大、密度大、信息量多、记录和运行速度快等特点,节约占用空间,其管理方式和传统的纸质人事档案相通,人事电子档案的建成,丰富了学院人事档案管理体系,为传统人事档案利用开辟新道路.
二、云南林业职业技术学院人事电子档案建设中存在问题
1.档案材料不齐全、手续不完备
根据《干部档案工作条例》,要求所收集的干部人事档案材料必须经过认真的鉴别,材料应真实,完整齐全,文字清楚,对象明确,手续完备;需经组织审查盖章或本人签字的,盖章签字后方能归入档案[1];原要求必须统一使用十六开规格的办公用纸,不得使用圆珠笔、铅笔,或红色及纯蓝墨水笔和复写纸书写[1],2014年后可以使用A4规格用纸.在整理教职工档案制作电子档案过程中,发现档案中有缺失职称审批表、干部任免呈报表和提拔任用考察材料、工资改革套改表和晋级表等材料,有的没有招工材料或以工代干审批表;有的干部履历表或登记表等材料的手续不完备,应由组织审查盖章或本人签字的未盖公章或未签字;收集的材料纸张大小不一,或为追求纸张严格16K纸大小,裁剪不断导致材料缺损;或是字迹书写不规范、潦草不清,或是用蓝笔和红笔书写;年月日填写不规范,有的材料上只写月日不写年,有的月份填农历,有的月份填公历,有的甚至不填时间等问题;有的履职考核材料是张三的,却装入了李四的档案卷里.究其原因,一是人事档案管理制度不严,形成材料的部门或单位未及时或不将材料移交归档;二是档案工作人员工作不够认真细致,没能对归档的材料仔细加以鉴别处理;三是人事档案管理宣传不够,很多部门和教职工个人对档案材料规定缺乏基本的了解.
2.档案材料分类不精准、制成时间认定有误
按照《干部档案整理工作细则》的要求,一卷人事档案分为十个大类,分别为：第一类履历材料,第二类自传材料,第三类鉴定、考核、考察材料,第四类学历和评聘专业技术职务材料,第五类政治历史情况的审查材料,第六类参加中国共党、共青团及 党派的材料,第七类奖励材料,第八类处分材料,第九类录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退（离）休、退职材料及各种代表会登记表等材料,第十类其他可供组织上参考的材料[1].可见现行的档案分类标准清晰明确,收集的档案材料也很标准,出现分类不准确的情况相对较少,但是由于学院人事档案工作人员变动频繁,且多为*人员,因业务不熟练,有时出现将材料分错的情况,常见的分类错误如：历史问题核查材料、个人申请、群众意见或证明材料、组织意见等,毕业生登记表、干部简历表等以鉴定为主的材料,军队转业干部的《履历书》,干部职工的个人总结或检查等.工作中还容易出现对材料份数、页码的计算错误及材料制成时间的认定错误等问题.2.3.档案查阅不按程序、不闻不问或是要求私自查阅
干部职工人事档案利用工作是学院人事处根据利用工作需要,遵循规定的审批程序,提供干部职工人事档案查阅、借用或提供有关人员情况和证明、证据材料的工作.保管人事档案的终极目的是提供利用,方便工作查询,为人事工作和其他相关工作提供依据和服务.每个干部职工都知道学院人事处有自己的一份人事档案,但是档案里的内容是什么不了解;什么资料信息可以通过查询档案获取,什么途径查,怎么查,对查档人员有什么要求不清楚.所以出现两种极端,要么不闻不问,对合理正当的查阅要求不会提;要么不走程序,不守规定,不办手续,不经审批,自己缺 书复印件或职称证复印件了,直接要求档案工作人员从人事档案中复印获取,或是要求给自己查看自己的或是亲属的档案.这就违反了“任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案”[1]规定.
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